Online-Festplatten haben ihre Vorteile. Von überall, unterwegs und im Büro können Nutzer auf ihre Daten zugreifen, sie bearbeiten, speichern – und mit Anderen teilen. Nahe liegt da der Gedanke, auch die Zusammenarbeit im Team mit den innovativen Datenaustauchsystemen effizienter zu gestalten. Unternehmen könnten davon profitieren. Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbietern, die den Datenaustausch über Clouds ermöglichen.

„Dropbox“: Datensynchronisation im Team

„Dropbox“ ist wohl der Klassiker unter den Online-Festplatten. Nach Installation einer englischsprachigen Software synchronisiert der Webdienst Daten zwischen verschiedenen Rechnern und bietet die Möglichkeit, sie Kollegen bereitzustellen. Jeder Nutzer kann die Dateien anschließend in der gut gestalteten PC-Software oder auch online einsehen und bearbeiten. Wird eine Datei von einem Teammitglied aktualisiert, steht sie sofort allen am Projekt beteiligten Personen zur Verfügung. Die einfache „Dropbox“-Variante ist kostenlos. Der Nutzer erhält dafür eine Speicherkapazität von zwei Gigabyte in der Cloud, die sich um je 250 MB erweitern lässt, wenn er den Dienst Anderen weiterempfiehlt. Für knapp zehn US-Dollar im Monat bietet das Tool 50, für 20 US-Dollar bis zu 100 GB Speicherkapazität. Der Datenaustausch innerhalb des Unternehmens – insbesondere über verschiedene Firmensitze hinweg – kann damit erleichtert werden.

„pile“: Projektabstimmung im individuellen Design

Von der Österreicher Agentur Zeughaus entwickelt unterstützt der Webservice „pile“ die unternehmensinterne Kommunikation sowie zu Projektpartnern oder Produktionsbetrieben. Anders als „Dropbox“ funktioniert „pile“ ganz ohne Softwareinstallation. Direkt über den Webbrowser können Daten an Kollegen weitergegeben werden. Wer auf die geteilten Ordner Zugriff hat, bestimmt der Autor. Für jede Datei gibt es eine Aktivitätsspalte, mit der Projekte übergeben und abgestimmt werden können.

„pile“ hält darüber hinaus ein besonderes Extra für Firmen bereit: Das Tool lässt sich mit verschiedenen Farbschemen und Platzierungsmöglichkeiten für Logos an das eigene Corporate Design anpassen. Wie viele Dokumente in die „pile“-Cloud geladen werden können, hängt davon ab, welches Paket das Unternehmen bucht. Die Gratisversion von „pile“ beinhaltet mit 0,1 GB einen vergleichsweise kleinen Speicher. Für monatliche 12,90 Euro erhält der Kunde 5, für 24,90 Euro 15 GB. Das größte Paket bietet eine Speicherkapazität von 50 GB und kostet das Unternehmen monatlich knapp 80 Euro.

„TeamDrive“: kostenfreie Gruppenarbeit im Internet

Eine günstigere Alternative bietet die Kollaborationssoftware „TeamDrive“. Arbeitsgruppen können dabei kostenlos bis zu 2 Gigabyte über das Internet austauschen. Wie bei „Drobox“ muss jeder einzelne Nutzer die Anwendung zuvor auf seinem PC installieren. Anschließend legen die Teammitglieder sogenannte „Spaces“ an, in denen – jeweils verschlüsselt mit einem Privatkey – Daten für ausgewählte Gruppenmitglieder bereitgestellt werden. Welche Zugriffsrechte (vom bloßen Download bis zum Administrator) die Kollegen bekommen, legt der Autor fest. Ähnlich wie „pile“ bietet auch „TeamDrive“ seinen Nutzern für jede Datei eine Kommentarfunktion, die die Absprache zu einzelnen Projekten begünstigt.

Im Wesentlichen bieten die vorgestellten Online-Festplatten allesamt ähnlich gute Möglichkeiten für den Datenaustausch. Insbesondere für die interne Unternehmenskommunikation, aber auch für den Austausch mit externen Stakeholdern bergen sie großes Potenzial. Mit dem spielerischen Extra rund um das Corporate Design hebt sich „pile“ von „Dropbox und „TeamDrive“ ab. Auch hinsichtlich der Zugänglichkeit überzeugt der Dienst aus Österreich, weil er keine zusätzliche Softwareinstallation erfordert. In großen Unternehmen, wo eingeschränkte Nutzerrechte hinsichtlich der Installation von Software durchaus üblich sind, ist dies ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Im Preis-Speicherplatz-Verhältnis kann „pile“ allerdings nicht mit „Dropbox“ und „TeamDrive“ mithalten. Insbesondere die kostenfreie Variante mit ihren 0,1 Gigabyte dürfte den unternehmensinternen Datenaustausch kaum vorantreiben. Um größere Datenmengen zu teilen, müssen Unternehmen deutlich tiefer in die Tasche greifen, als bei vergleichbaren Diensten.

Datensicherheit in der fremden Cloud?

Einen faden Beigeschmack hat die unternehmerische Nutzung von Onlinefestplatten allerdings: Die Firma speichert sensible Daten in einer fremden Cloud, außerhalb des eigenen Firmensitzes. Die Angst vor dem Datenmissbrauch dürfte einige Unternehmer abschrecken, ihre Kommunikation mit „Dropbox“ und Co. zu unterstützen.

Für wie zukunftsfähig halten Sie die unternehmerische Nutzung von Onlinefestplatten? Haben Sie mit Ihrer Firma bereits Erfahrungen mit solchen oder ähnlichen Systemen gemacht?

Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

Viele Grüße

Franziska Bravo Roger